El alcance del servicio se centra en la formulación del Plan Institucional de Archivo – PINAR y la elaboración de las Tablas de Retención Documental – TRD de CaribeMar de la Costa S.A.S. E.S.P.

El servicio debe ser prestado de acuerdo con la Ley 590 del 2000 por medio de la cual se dicta la “ley general de archivo y otras disposiciones”, así como en el Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.5.8, el cual establece que las entidades públicas o privadas con funciones públicas, obligatoriamente, desarrollarán la gestión documental a partir de instrumentos archivísticos; igualmente se tienen en cuenta demás disposiciones que los complementen, derogue o sustituyan total o parcialmente.

Los instrumentos archivísticos se constituyen como una herramienta administrativa que permite la gestión de la información y documentación definiendo su vida útil con relación a los valores administrativos, legales, de reserva histórica, contenidos en estos.

Por lo anterior CaribeMar S.A.S. E.S.P. requiere contratar la elaboración de instrumentos archivísticos, para su aplicación en todas las dependencias a nivel central y territorial, con el fin de garantizar la conservación y acceso a la información de manera íntegra, autentica y oportuna.

En consideración a la normativa, los instrumentos a elaborar son los siguientes:

a. Elaboración Plan Institucional de Archivos – PINAR
b. Elaboración de Tablas de Retención Documental

Las características técnicas se detallan en el Anexo Técnico.